4.2.3. CONTROL OF DOCUMENTS (Pengendalian dokumen)
Dokumen yang dibutuhkan oleh sistem manajemen mutu harus dikendalikan. Catatan adalah jenis khusus dari dokumen dan harus dikendalikan sesuai dengan persyaratan dalam 4.2.4.
Prosedur terdokumentasi harus ditetapkan untuk mendefinisikan pengendalian yang diperlukan :
a) untuk menyetujui dokumen akan kecukupannya sebelum diterbitkan.
b) Untuk menelaah dan memperbaharui sebagaimana perlu, dan persetujuan ulang dokumen,
c) Untuk memastikan bahwa perubahan dan status revisi terkini dari dokumen teridentifikasi,
d) Untuk memastikan bahwa versi yang relevan dari dokumen yang dapat diterapkan tersedia di tempat pengguna,
e) Untuk memastikan bahwa dokumen tetap dapat terbaca dan segera dapat teridentifikasi,
f) Untuk memastikan bahwa dokumen yang berasal dari luar organisasi yang ditetapkan oleh organisasi yang penting untuk perencanaan dan operasi sistem manajemen mutu diidentifikasi dan distribusinya dikendalikan, dan
g) Untuk mencegah penggunaan tidak disengaja dokumen kadaluwarsa, dan untuk menerapkan identifikasi yang sesuai pada dokumen bila disimpan untuk maksud apapun .
4.2.4. Control of Records
Records harus ditetapkan dan dipelihara untuk memberikan bukti kesesuaian terhadap persyaratan dan bukti operasi yang effektif dari sistem manajemen mutunya harus dikendalikan. Organisasi harus terdokumentasi harus ditetapkan untuk mendefinisikan pengendalian yang diperlukan untuk identifikasi , penyimpanan, perlindungan, pengambilan, waktu simpan dan pemusnahanmenetapkan prosedur mudah dapat dibaca, siap ditunjukkan dan diambil. Harus ditetapkan prosedur terdokumentasi untuk menetapkan kendali yang diperlukan untuk identifikasi, penyimpanan, perlindungan, pengambilan, waktu simpan dan pemusnahan catatan.
8.2.2 INTERNAL AUDIT
Internal audit merupakan suatu fungsi penilaian yang independen, yang ditetapkan dalam suatu organisasi untuk menguji dan menilai aktivitas-aktivitas organisasi sebagai suatu jasa terhadap organisasi tersebut (Tunggal,2000:2). Sedangkan Bambang (1999:20) mengemukakan bahwa internal audit adalah “suatu fungsi penilaian yang bebas dalam suatu organisasi, guna menelaah atau mempelajari dan menilai kegiatan-kegiatan perusahaan guna memberikan saran-saran kepada manajemen”. Berdasarkan kedua pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa pemeriksaan intern adalah :
a) Pemeriksaan dilaksanakan oleh karyawan perusahaan
b) Pemeriksa berfungsi sebagai staf pembantu manajemen
c) Pemeriksa menilai dan membahas prosedur dan keuangan serta pembukuan.
d) Pemeriksa haruslah independen terhadap bendahara dan kepala pembukuan tetapi juga harus siap untuk menanggapi kebutuhan dan keinginan semua unsur pimpinan.
e) Pemeriksaan terhadap berbagai aktivitas perusahaan adalah terus menerus.
f) Pemeriksaan terhadap operasi dan pengendalian intern dilaksanakan untuk melakukan perbaikan serta untuk mendorong ketaatan pada kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan ( tidak terbatas pada masalah keuangan ).
8.3 CONTROL OF NON CONFORMING PRODUCT
Dalam klausul 8.3, mewajibkan perusahaan memiliki suatu prosedur untuk menangani produk yang tidak sesuai. Yang dimaksud dengan produk tidak sesuai adalah produk (atau jasa) yang tidak sesuai dengan persyaratan/spesifikasi yang telah ditentukan.
Metode atau cara penangan produk tidak sesuai harus disesuaikan dengan metode atau cara yang cocok bagi perusahaan. Bergantung pada jenis-jenis ketidaksesuaian produk, penanganan produk tidak sesuai tentu berbeda-beda.
Standar ISO 9001 versi 2008 mengatur soal kontrol terhadap produk tidak sesuai. Tujuannya agar produk yang bermasalah itu tidak sampai ke tangan pelanggan atau pembeli. Jika itu terjadi, tentu akan merugikan reputasi perusahaan.
8.5.2 CORRECTIVE ACTION
Tindakan perbaikan adalah tindakan untuk menghilangkan penyebab suatu ketidaksesuaian sehingga ketidaksesuaian tersebut tidak muncul kembali. Lalu, apa bedanya dengan tindakan koreksi? Tindakan koreksi adalah tindakan yang dilakukan seketika atau segera terhadap ketidaksesuaian agar tidak meluas atau berdampak lebih jauh.
8.5.3 PREVENTIVE ACTION
Organisasi harus menghilangkan penyebab potensial ke tidaksesuaian, sehingga dapat dicegah terjadinya ketidaksesuaian tersebut. Prosedur Tindakan Pencegahan harus dibuat, untuk menetapkan persyaratan mengenai :
a) Penentuan ketidaksesuaian potensial & penyebabnya
b) Evaluasi kebutuhan tindakan untuk mencegah terjadinya ketidaksesuaian
c) Penentuan & pelaksanaan tindakan yang diperlukan
d) Pencatatan hasil tindakan yang dilakuakan
e) Peninjauan keefektifan tindakan pencegahan yang telah dilakukan
No comments:
Post a Comment