TUGAS MANAJEMEN MUTU - AGITTA ANDRIAYANI (224408093)

TUGAS MANAJEMEN MUTU
AGITTA ANDRIAYANI (224408093)

4.2.3. CONTROL OF DOCUMENTS (Pengendalian Dokumen)
Dalam ISO 9001, ada salah satu ketentuan (requirement) pada klausul 4.2 yang mengatur tentang pengendalian dokumen. Pengendalian dokumen ini menurut ISO 9001 adalah salah satu proses yang cukup penting, dimana hal ini ditunjukkan dengan diharuskannya keberadaan prosedur tertulis (documented prosedur) yang mengatur pengendalian dokumen.
Lalu pertanyaannya adalah, mengapa pengendalian dokumen begitu penting?
Kontribusi apa yang dapat diberikan oleh pengendalian dokumen dalam pengelolaan kualitas (Quality Management)? Jawabannya sederhana, dimana ISO 9001 sendiri adalah dokumen terkendali dari ISO, dan anda bisa bayangkan apa yang terjadi jika standar ini tidak dikendalikan. Demikian juga halnya dengan dokumen-dokumen yang mempunyai kontribusi bagi penjaminan kualitas dan persyaratan pelanggan.
Dikendalikan, berarti sudatu dokumen harus selalu diperbaharui mengikuti perkembangan baru dan dipastikan digunakan oleh pihak-pihak yang memang membutuhkan. Oleh sebab itu, dapat disimpulkan bahwa inti dari pengendalian dokumen adalah bahwa semua pengguna dokumen menggunakan dokumen yang tepat dan terbaru (updated). Untuk memastikan hal ini, maka sangatlah penting bahwa dokumen mempunyai identifikasi berupa : judul, nomor (document code), tanggal, nomor revisi dan tangal revisi, otorisasi yang menyatakan siapa yang berwenang untuk menerbitkan dan mengesahkan dokumen.
Adapun distribusi dokumen, yang merupakan bagian dari pengendalian bertujuaan untuk memastikan bahwa pihak / orang yang menggunakan dokumen atau singkatnya pengguna dokumen selalu mendapatkan dokumen yang paling update.
Lalu bagaimana metoda pengendalian dokumen yang paling direkomendasikan? Setahu saya tidak ada metoda pengendalian dokumen yang paling baik untuk setiap situasi. Hal ini sangat tergantung pada situasi dan sumberdaya yang dimiliki oleh perusahaan. Namun ada beberapa langkah yang dapat diacu untuk membuat dokumentasi mempunyai nilai tambah lebih:
1. Buat sesederhana mungkin
2. Pastikan akurasi dan kehandalannya
3. Gunakan Teknologi, seperti electronics & internet.
4. Review (tinjau) secara periodik
4.2.4 CONTROL OF RECORDS
Records adalah aset organisasi penting, mereka menyediakan rute utama untuk verifikasi bukti based dan mampu telusur karena mereka menunjukkan kepatuhan dengan persyaratan pelanggan. Records juga membuktikan keberhasilan sistem manajemen mutu Anda. Menerapkan sistem dokumentasi manajemen sesuai bisa berarti menyimpan catatan tertentu bahwa organisasi Anda tidak mungkin sudah menyimpan.

8.2.2 INTERNAL AUDIT
ISO 9001 persyaratan untuk audit internal (8.2.2) memberikan kami petunjuk apa yang mungkin dipertimbangkan ketika menetapkan jadwal audit (juga disebut program audit). Menyatakan (sebagian) "Program audit harus ditetapkan dengan mempertimbangkan status dan pentingnya proses yang diaudit". Persyaratan inimemberikan kita beberapa kesempatan untuk mempertimbangkan bahwa semuaproses tidak diciptakan sama, yang beberapa mungkin perlu diaudit sebagai prioritasdan mungkin lebih sering daripada yang lain
8.3 CONTROL OF NONCONFORMING PRODUCT
Organisasi harus memastikan bahwa produk yang tidak sesuai dengan persyaratan produk diidentifikasi dan dikendalikan untuk mencegah penggunaan yang tidak disengaja atau pengiriman. Pengendalian dan tanggung jawab terkait dankewenangan untuk menangani produk yang tidak sesuai harus ditetapkan dalam prosedur terdokumentasi
8.5.2. CORRECTIVE ACTION (Tindakan Perbaikan)
Organisasi harus mengambil tindakan untuk menghilangkan penyebab-penyebab ketidaksesuaian dalam rangka pencegahan kejadian. Tindakan perbaikan harus sesuai terhadap dampak ketidaksesuaian yang ditemui.

Prosedur terdokumentasi harus ditetapkan untuk mengidentifikasikan persyaratan untuk :

a) menelaah ketidaksesuaian (termasuk keluhan pelanggan)
b) menentukan penyebab ketidaksesuaian,
c) mengevaluasi kebutuhan tindakan untuk memastikan bahwa ketidaksesuaian tidak berulang,
d) menentukan dan menerapkan tindakan yang perlu,
e) catatan hasil tindakan yang diambil (lihat 4.2.4), dan
f) menelaah keefektipan tindakan perbaikan yang diambil.

8.5.3. PREVENTIVE ACTION (Tindakan Pencegahan).
Organisasi harus menentukan tindakan untuk menghilangkan penyebab-penyebab dari ketidaksesuaian potensial dalam rangka pencegahan timbulnya kejadian. Tindakan Pencegahan harus sesuai dengan akibat dari maslah potensial.
Prosedur terdokumentasi harus ditetapkan untuk mendefinisikan persyaratan untuk :

a) menentukan ketidaksesuaian potensial dan penyebabnya.
b) Mengevaluasi kebutuhan tindakan untuk mencegah timbulnya ketidaksesuaian
c) Menentukan dan menerapkan tindakan yang perlu
d) Mencata hasil tindakan yang diambil (lihat 4.2.4) dan
e) Menelaah keefektifan tindakan pencegahan yang diambil